Künstliche Intelligenz im Unternehmen: sicher und datenschutzkonform nutzen

Künstliche Intelligenz kann kleinen Unternehmen enorm helfen: beim Formulieren von Angeboten, beim Zusammenfassen langer Dokumente, bei Recherchen oder beim Programmieren kleiner Automatisierungen. Gleichzeitig landen dabei schnell Daten in fremden Systemen, die dort nicht hingehören.

Die größten Risiken

• Datenabfluss: Bei vielen kostenlosen KI-Diensten können Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden. Kundendaten, Verträge oder interne Zahlen haben dort nichts verloren.
• Falsche Ergebnisse: KI-Systeme formulieren überzeugend – auch dann, wenn die Inhalte falsch sind. Ergebnisse müssen immer geprüft werden.
• „Schatten-KI“: Mitarbeitende nutzen private Konten, weil es keine offizielle Lösung gibt. Damit verlieren Sie die Kontrolle über Ihre Daten.
• Urheber- und Persönlichkeitsrechte: Auch bei generierten Texten und Bildern können Rechte Dritter betroffen sein.

Was verlangt die EU-KI-Verordnung?

Die europäische KI-Verordnung (AI Act) gilt schrittweise. Für die meisten kleinen Unternehmen, die KI-Werkzeuge lediglich nutzen, ist vor allem eine Pflicht relevant, die bereits seit dem 2. Februar 2025 gilt: Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende KI-Kompetenz verfügen (Art. 4 KI-Verordnung). Das heißt: Wer KI nutzt, sollte ihre Möglichkeiten, Grenzen und Risiken kennen. Eine kurze Schulung und eine schriftliche Richtlinie sind ein guter Nachweis.

Strengere Pflichten gelten für sogenannte Hochrisiko-Anwendungen, etwa KI bei Personalentscheidungen oder in der Kreditvergabe. Wer KI in solchen Bereichen einsetzen möchte, sollte sich vorher rechtlich beraten lassen.

Daten-Ampel für KI-Tools

So führen Sie KI sicher ein

1. Offizielle Lösung bereitstellen: Nutzen Sie Business-Versionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenverarbeitung möglichst in der EU und ausgeschlossenem Training mit Ihren Daten.
2. KI-Richtlinie festlegen: Welche Tools sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, wie werden Ergebnisse geprüft und gekennzeichnet?
3. Team schulen: Chancen, Grenzen, Datenschutz – damit erfüllen Sie zugleich die Pflicht zur KI-Kompetenz.
4. Klein anfangen: Ein oder zwei konkrete Anwendungsfälle mit messbarem Nutzen statt „KI für alles“.
5. Regelmäßig überprüfen: Tools und Rechtslage entwickeln sich schnell weiter.

Hinweis: Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtliche Angaben entsprechen dem Stand der letzten Aktualisierung.