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IT-Organisation · 2 Min. Lesezeit

E-Rechnung im B2B: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die elektronische Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht. Der Empfang muss bereits heute funktionieren – für den Versand läuft die Übergangszeit bald ab.

Veröffentlicht am Aktualisiert am Von IT Baron

Grafik: Rechnung mit Euro-Zeichen und Versandpfeil als weiße Strichzeichnung in grünen Ringen auf dunklem Grund mit Leiterbahnen

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) verpflichtend eingeführt. Für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch maschinell gelesen und verarbeitet werden kann und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die gängigen Formate in Deutschland sind:

  • XRechnung – eine reine XML-Datei, ohne für Menschen lesbare Ansicht
  • ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) – ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also für Mensch und Maschine lesbar

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung

Rechnungen als einfaches PDF, Word-Dokument oder Scan gelten rechtlich als „sonstige Rechnungen“. Sie sind nur noch während der Übergangsfristen zulässig.

Die Fristen im Überblick

AbWas gilt?
1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür grundsätzlich.
bis 31. Dezember 2026Für den Versand dürfen noch Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen genutzt werden.
1. Januar 2027Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr lang andere Formate nutzen.
1. Januar 2028Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen versenden.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise.

Was bedeutet das für Ihre IT?

  • Empfang: Richten Sie ein zentrales Postfach (z. B. rechnung@ihre-firma.de) ein und stellen Sie sicher, dass XML-Rechnungen lesbar dargestellt werden – viele Buchhaltungsprogramme können das bereits, alternativ gibt es Viewer.
  • Versand: Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungs- oder Warenwirtschaftsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Ältere Programme benötigen oft ein Update oder einen Wechsel.
  • Archivierung: E-Rechnungen müssen im Originalformat (der XML-Datei) unveränderbar und nach den GoBD aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Ein Ausdruck reicht nicht.
  • Prozesse: Strukturierte Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, freigeben und buchen. Wer die Umstellung nutzt, spart langfristig Zeit.

Checkliste zur Umstellung

  • Zentrales Rechnungspostfach eingerichtet
  • E-Rechnungen können angezeigt und geprüft werden
  • Rechnungsprogramm unterstützt XRechnung und/oder ZUGFeRD
  • Revisionssichere Archivierung im Originalformat geregelt
  • Abstimmung mit Steuerberatung zum Buchungsprozess erfolgt
  • Kunden und Lieferanten über das künftige Format informiert

Bei steuerlichen Detailfragen ist Ihre Steuerberatung die richtige Ansprechpartnerin. Bei der technischen Umsetzung – Postfach, Software-Auswahl, Archivierung – unterstützen wir Sie gern.

Hinweis: Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtliche Angaben entsprechen dem Stand der letzten Aktualisierung.

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